Synology Drive를 활용하는 방법은 우리 모두가 다른 환경에서 살고 있기 때문에 어떻게 쓰는 것이 정답이라고 말할 수는 없을 것이다. 다만 필자가 어떤 식으로 Synology Drive 사용하는지를 예를 들어 이야기 해보려고 한다. 곧 이어 포스트 할 Synology Photo, note와는 다른 방식으로 Drive를 이용하는 방법을 필자의 경험을 예로 들어 설명해본다.
1. 사업문서 정리
PC에 널부러져 있던 파일들을 Synology Drive에 다 정리해 두었다. 일정 때문에 지방에 급하게 갈 일이 있었는데 하필이면 정산 서류를 잃어버렸다며 사업자등록증과 견적서 등 서류를 당일 업무 마감전까지 다시 보내줄 수 없냐는 거래처의 연락을 받았다. 난감할만한데 다시 보내드리겠다고 하고 스마트폰에서 관련 서류를 찾아 Synology Mail Plus로 발송했다. NAS가 없다면 서류를 작성해 저장해둔 PC를 켜지 않으면 해결 못할 일이다.
사업과 관련된 문서들을 NAS에 정리해두면 관련 서류철을 다 들고 다니는 것과 마찬가지이기 때문에 어떤 상황이 와도 대응이 가능하다. 저녁에 집에서 쉬다가도 급한 연락이 오면 NAS에 모든 문서가 있기에 낮에 사무실에서 하던 견적서 수정, 보완이라던지 하는 업무를 집에서 처리할 수 있다. 뿐만 아니라 각종 영수증도 사진 촬영 혹은 PDF로 받아서 주제별, 일자별로 정리를 해놓으면 갑자기 필요할 때에 쉽게 찾을 수 있다. 서랍에 정리를 하듯 지정된 장소에 저장을 해놓으면 찾으면서 버려지는 시간을 절약할 수 있다.
2. 학업자료 정리
다들 학교가 아니더라도 자격증을 취득한다던지 하기 위해 시험을 볼 경우가 생긴다. 시험이 시작되기 전까지 노트를 이리저리 넘기면서 마지막 정리라고 이 책 집었다가 저 책 집었다가 혼란하다. 필자는 Study 폴더를 만들어서 과목별로 Synology Office – Word 파일로 정리를 해놓고 가방에 태블릿 하나만 넣고 가서 눈으로 훑으면서 마지막 정리를 한다. 또한 시험과 관련된 자료를 인터넷에서 하나 둘씩 주워담아 시험명으로 폴더를 만들어 다 집어넣어 놓으면 공부하러 도서관에 갈 때에도 태블릿이나 스마트폰만 들고가면 다 해결이 된다. 만일 자료를 찾던 노트북에만 저장을 해놓았다면 퇴근 후 바로 도서관에 갈 수 있는 상황이 되도 집에 들러서 노트북을 또 들고와야했을 것이다.
3. 팀원과의 협업
직장에 근무했을 때 업무특성상 예산을 받아 문화프로그램, 공연 등을 진행하는 부서에 있었다. 예산 사용에 관한 증빙서류에는 관련사진이 필요했고 잘 나온 사진들을 홍보에도 사용해야 했기에 다양한 각도에서 많은 사진이 필요했다. 직장에도 Synology NAS 설치를 건의해서 직접 설치하고 근무자들을 부서별로 등록하고 각 서비스에 대한 세미나도 해주었다. 그래서 팀원들도 내용을 이해하고 각자의 모바일기기에 앱도 설치된 상태였다. 행사 담당자가 되면 무척 바쁘기 때문에 사진촬영까지 신경 쓸 수 없는데 팀원이 공유하는 팀폴더에 일자_행사명 형식으로 폴더를 만들어 놓고 각자 사진을 찍어서 그 폴더에 업로드 해달라고 부탁하면 여러가지 담당자의 업무를 끝내고 결과보고서를 작성할 때에 팀 공유폴더를 검색하면 손실없이 사진을 이용할 수 있었다.
위와 같은 맥락으로 가끔 등산을 가는 멤버들을 팀원으로 등록해서 산행 중 찍은 사진을 하산해서 폴더에 올려달라고 요청해서 다 같이 공유한다. 카카오톡 같은 메신저로 단체방을 만들어 공유를 하면 많은 양의 사진을 한눈에 보기 힘들고 스마트폰 앨범에 다 다운로드를 받게되면 정리가 쉽지않고 다시 정리를 해야하기에 2번 일을 해야한다.
4. 외부 공유 – 대용량도 가능
기술이 발전해서 스마트폰으로도 쉽게 동영상을 찍을 수 있는 세상이다보니 사진 뿐만 아니라 동영상도 공유할 일이 많아졌다. 메신저로 전송하면 강제 압축을 하기에 화질의 열화가 일어난다. 그렇다고 원본을 메일로 보내자니 대용량 메일도 제한이 걸린다. 그래서 NAS에 동영상을 올려놓고 외부 공유를 한다. 사용자로 등록된 내부 공유 뿐만 아니라 공개 링크를 만들어 사용자로 등록되지 않은 사람에게도 공유할 수 있다.
외부 공유는 태블릿, 스마트폰으로도 물론 가능하다.
물론 NAS와 연결된 회선의 속도에 따라 공유받은 사람들의 다운로드 속도는 차이가 날 것이다. 하지만 되는 것과 안되는 것은 매우 큰 차이가 있다. 동영상 편집도 대중화 되다보니 많은 사람들이 화질이 좋은 원본 파일을 원해서 함께한 사람들이 모여있는 단체 메신저 방에 링크를 복사해서 띄워주면 그 방에 있는 모두가 파일을 공유받을 수 있다.
활용하자고 붙들고 있으면 분명 유용하게 적절하게 사용할 수 있는 곳이 있다. 회사 뿐만 아니라 가족이 NAS를 같이 사용한다면 후에 포스팅할 Synology Photo로 추억을 기록하고 함께 보면서 즐거운 시간을 가질 수도 있을 것이다. NAS를 10년 이상 사용하고 있지만 스마트폰으로만 사진, 문서 자료를 주고 받는 것을 정리하고 다시 찾는데는 많은 시간이 허비된다. 게다가 그렇게 쌓아놓은 스마트폰을 잃어버리기라도 한다면 큰일이 아닐 수 없다. 스마트폰에 기본으로 지원되는 클라우드를 무료로 사용해 용량제한이 걸려 전부 백업 되지 않았다면 복원의 가능성이 0이 되는 것이다.